Proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICION

Es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad en la empresa, son de características administrativas y se lo realiza mediante la modificación de varias fases o etapas.

En el proceso administrativo el conocimiento y análisis de las etapas es indispensable, porque nos permite aplicar el método, principios y técnicos para alcanzar objetivos y con ello lograr el éxito empresarial. 

Cuando se administra una empresa se lo realiza en 2 fases:

1.    Mecanica o estructural: Es la que se da a partir de uno a mas fines y se determina la mejor forma de hacerlo en esta fase se encuentra el elemento planeación que responde la pregunta ¿Qué HACER? Y el elemento organización que responde la pregunta ¿COMO HACER?

2.    Fase dinamica u operativa: Es la fase en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante la fase estructural. Esta fase se encuentran los elementos dirección que responde la opción ¡QUE SE HAGA! Y el elemento control que responde a la pregunta ¿COMO SE HIZO?

ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso es una forma sistemática de hacer las cosas se abra de administración como un proceso que lo hace el gerente de la empresa sin importar las actividades o habilidades personales, las cuales desempeñan o realizan interrelaciones el propósito de alcanzar las metas de se desean.

A continuación se detalla cada uno de sus elementos:

Planeación:La planificación es un elemento en donde los administradores piensan con anticipación en sus metas y acciones basan sus actos en algún método, plan o lógica la planificación se ocupa de los fines (¿Qué HAY QUE TENER?) como los medios (¿COMO DEBE HACERSE?).

La planificación requiere definir los objetivos y metas de la organización estableciendo una estrategia general para alcanzar metas y desarrollar una jerarquía completa para coordinar actividades.

Oganigramas

DEFINICIÓN

El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas en la que muestra las relaciones que guarden entre si los órganos que la componen.

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional de una institucion, donde se refleja en forma esquemática las unidades de los componen, su relación orgánica sus niveles jerárquicos y canales formales de comunicación

IMPORTANCIA

Entre las múltiples razones por lo que se determina la importancia del organigrama que tenemos:

©  Permite representar de forma clara objetivo y directa la estructura jerárquica de la empresa, desde el presidente pasando por los directores, gerentes y empleados es decir, que todas los cargos y funciones están ahí.

©   Por qué ayuda a la división interna de la empresa.

©   Porque su utilización contribuye a agilizar procesos.

©   Porque reduce las barreras entre la empresa y agentes extraños como proveedores.

NOTA

En conclusio basando la información anterior se da entendido que los organigramas son importante y de mucha utilidad para los organizaciones, entidades productivas ONGS, entidades comerciales, administrativas, políticas, públicas o privadas y en general para cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo.

OBJETIVO

Plasmar y trasmitir en forma gráfica y objetiva la composición  de una organización o empresa.

UTILIDAD DEL ORGANIGRAMA

Un organigrama es útil porque:

• Brinda una imagen formal de la organización
• Son una fuente de consulta oficial.
• Facilitan el conocimiento de una empresa, así como sus relaciones de jerarquía.
• Constituye un elemento técnico valioso para ser análisis organizacional.
• Su utilidad está dirigida para la dirección porque facilita el conocimiento de las áreas y canales que integran la organización. Para el personal porque permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación apuesta de función dentro de la organización según su jerarquía y es útil para el público porque permite tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización.

CRITERIOS PARA PREPARAR O ELABORAR UN ORGANIGRAMA

•  Precisión: Porque las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
•  Sencillez: Porque deben ser lo más simple posible, para representar las estructuras de forma rápida y comprensible.
• Uniformidad:Porque en su diseño es conveniente homogenizar el empleo de la nomenclatura líneas figuras y composición para facilitar interpretación.
• Presentación: Porque su acceso depende en gran medida de su formato y estructura por lo que deben prepararse completando tanto criterio tecnico como de servicio en función de su objetivo.
• Vigencia: Porque para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se escribe el nombre de la entidad responsable de su preparación así como la fecha de autorización.

Tipos de Organigramas 

Existen varios tipos de organigramas, desde los mas tradicionales a los menos utilizados, se pueden adecuar a la estructura organizacional de acuerdo al modelo que se adapte de mejor forma a la empresa.

ORGANIGRAMA VERTICAL

Es un organigrama clásico de uno de los más utilizados de la empresa, representa claramente la estructura, los directores y así sucesivamente.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Este tipo de organigrama es semejante al organigrama vertical, con la diferencia de que los cargos no aparecen unos sobre otros pero si distribuidos horizontalmente se disminuye el riesgo que el empleado sienta que su función tiene importancia dentro de la empresa.

ORGANIGRAMA CIRCULAR

Es utilizado para mostrar el sistema de grandes empresas se caracteriza por que en el centro del círculo se ubica la máximo afinidad y a partir de el, los otros cargos de adentro hacia afuera conforme a la jerarquía.

ORGANIGRAMA MIXTO

Este tipo de organigrama es la combinación de los tres tipos de organigrama (vertical, horizontal y circular) en uno solo las empresas utilizan este tipo de organigrama debido a su alto volumen y complejidad de puesto que tiene bajo su administración y con ellos buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando.

Fines de la empresa

FINES

Siendo los elementos principales de una empresa el empresario que tiene como fin “Obtener utilidad" que tiene como fin “Producir”; se convierte en los fines que funciona la par junto a los dos principios estos fines son:

a)      Fines mediatos: Es un fin que se alcanza cuando la empresa cubre y satisface las necesidades de un cliente de forma no tan directa.

b)      Fines inmediatos: Este fin se cumple cuando la empresa produce bienes y servicios de forma directa y rápida.

c)       Fines de carácter publico: Es aquel donde las personas que trabajan en la empresa busca satisfacer la (empresa) sociedad.

d)      Fines de carácter privado:Es aquel donde los accionistas de la empresa busca producir para obtener utilidad.

Elementos de una empresa

Elementos básicos de la empresa

Se considera como elementos básicos de la empresa a todos aquellos factores externos o internos que influyen directa o indirectamente para su funcionamiento como se detallan:

Elemento humano o personal

Se refiere a todos los grupos humanos, este es el mas importante porque es el que utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y también opera el equipo. El recurso humano o personal se puede clasificar en:

   

 a)    Obreras.- Son los que desempeñan labores directamente relacionados con la producción y puedes ser calificados y no calificados.

     b)    Empleados.- Son aquellos en los que su trabajo requiere mayor esfuerzo intelectual y administrativo.

    c)    Supervisores.- Son los que tienen como función principal de vigilar el cumplimiento de las órdenes e instrucciones. Su característica principal es el predominio e igualdad de las funciones técnicas.

    d)    Técnicos.- Son aquellas personas que con base a un conjunto de reglas o principios científicos aplican la creatividad por ejemplo: nuevos diseños de productos, nuevos métodos, sistemas administrativos, controles.

      e)    Ejecutivos.- Es todo aquel personal en que predomina la función administrativa sobre la técnica y reciben el nombre de “empresario” el cual es la persona o conjunto de personas encargadas de dirigir, controlar todas las actividades de la empresa para que esta funcione de manera permanente.

 

Elementos materiales

Se refiere a las cosas que se utilizan para transportar, transformar o que se procesan o se transforman en un proceso productivo de un bien o servicio, y están integrados por:

• Edificios e instalaciones: Son los lugares donde se realizan los valores productivos.

• Maquinaria: Que tiene como objetivo multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano.

•  Equipos: Son todos aquellos equipos o herramientas que implementan o aplican más adelante la acción de la maquinaria.

• Materias primas: Son aquellos que se transforman en productos por ejemplo la madera, hierro, petróleo, cacao.

ELEMENTOS TÉCNICOS

Comprenden todos los procedimientos, métodos, organigrama, formulas, patentes es decir; todo aquello que permita al recurso humano desarrollar de forma adecuada sus funciones.

a)      Procedimientos: Una serie de tareas seleccionadas que forman parte de una secuencia cronológica y la forma establecida de ejercicio y el trabajo

b)      Método: Manera prescrita para el desempeño de una tarea.

c)       Organigrama: Presentación gráfica de una estructura de una empresa.

d)      Formula: Modelo que contiene los términos que deben redactarse un cuento de componentes de un documento.

e)      Patente:Documento expedido por algún gobierno para el ejercicio de ciertos pociones o industrias o para explotar un producto o servicio. Por ejemplo el certificado que entrega el gobierno al autor de un invento para asegurar a un lugar y la explotación exclusiva durante cierto tiempo.

 

ELEMENTOS FINANCIEROS

Es el que se presenta por el dinero y otros bienes que conforman el capital de una empresa.

a)      Dinero en efectivo: Recurso que sirve y otros bienes que conforman el capital de una empresa.

b)      Valores:  Documentos, títulos de renta, acciones u obligaciones que representan ciertas sumas de dinero.

c)       Acciones: Titulo que presenta los derechos de un ciclo o sociedad.

d)      Obligaciones: Titulo amortizable de interés fijo y al portador que presenta una suma prestada.

Clasificación de las empresas

La Empresa

INTRODUCCIÓN A LA EMPRESA

OBJETIVO.- Introducir el concepto de empresa y su estructura funcional

DEFINICIÓN.- Es una unidad económica y social de carácter publico o privado, integrado por factores humanos, técnicos y financieros que trabajan con recursos productivos y transforman en bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la sociedad.

OTRAS DEFINICIONES.-

• Una empresa es una organización que se inicia cuando las personas deciden unirse para obtener el objetivo en común con el fin de obtener un bien o servicio y obtener ganancias.

• Es una entidad con elementos productivos (capital y trabajo) dedicadas a actividades industriales, comercial y de servicios.

• Es una entidad en la que intervienen el capital y trabajo como factores de producción de actividades industriales, mercantiles o para la prestación de servicios.

• Es el conjunto de entidades que realizan una tarea, actividad o una acción importante considerada difícil o costosa.

Importancia 

• Beneficia al ser humano en su progreso personal, ya que permite al mismo su auto realización dentro de la sociedad a la que pertenece.

• Favorece directamente el desarrollo económico de un país.

• Genera estabilidad y empleo a la sociedad.

• Promueve el crecimiento y desarrollo económico de un pueblo, región o país.

• Permite desarrollar la practica de valores como el respeto, puntualidad, solidaridad, y espíritu de grupo de una empresa.

Características

• Posee un nombre propio, patrimonio y domicilio. 
• Persigue un fin económico ya que  genera bienes y servicios y busca obtener una utilidad según sea el gasto.
• Asume riesgos y responsabilidades.
• Adquiere una forma de organización empresarial. (individual, sociedad colectiva, sociedad anónima)
• Es una organización social formada por personas y para personas
• Busca obtener las máximas ganancias y beneficios es por ello que se caracteriza por perseguir un fin lucrativo.
• Convierte recursos de materia prima en productos para ser distribuidos en el mercado, conocido como fin mercantil.

Funciones

Las funciones de la empresa son:

• Función técnica
• Función financiera
• Función comercial
• Función de recursos humanos
• Función de dirección

En donde cada una de ellas tienen competencias diferentes pero que necesariamente deben trabajar en equipo para lograr el objetivo de la empresa.

• Función Técnica.- Producción, fabricación, transformación.

• Función Comercial.- Conexión entre la empresa y el consumido, compras, ventas, publicidad.

• Función Financiera.- Búsqueda de administración de capitales, inversión, mejora técnica y aumento de producción.

• Función De Recursos Humanos.- Obtención y desarrollo del personal es decir donde se recluta, selecciona, contrata al personal de la empresa.

• Función de Dirección.- Organiza los recursos disponibles fija objetivos, planifica, organiza, controla, y asume responsabilidades de todas las actividades de la empresa.

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Introducciones: lee detenidamente y enciere el literal  corecto a la siguiente preguntas sobre la empresa
 1.- Señala la difinicion correcto de la empresa 
A. la empresa son organizaciones,es decir,conjuntos de personas o capital
B. las empresas son ONG, es decir,organizacion no gubernamentales
C. las empresas son entidades sin animo de lucro
2.- Indique cuales de las siguientes es una caracteristica de la empresa 
A. las empresas estas dedicadas a la administracion de bienes escaso
B. las empresas estan dedicadas  a solventar los desequilibrios  generados a causa  de las escasez de los recursos disponibles siendo las necesidades de las personas, extensa y crecientes
C. las empresas estan dedicadas a la produccion de bienes y servicios
3.- Indica cual de las siguientes es una caracteristica de la empresa
A. las empresas estan dirigidas a satisfacer las necesidades propias
B. las empresas estan dirigidas a satisfacer las necesidades humanas
C. las empresas entan dirigidas a satisfacer las necesidades  no humanas
4.- Señale uno de los objetivos esenciales de las empresas 
A.cubrir las necesidades de los empleados
B. cubrir necesidades de los socios
C. cubrir las necesidades de los clientes o consumidores
5.- Señale uno de los objetivos esenciales de las empresas 
A.animo de culto
B.animo de luto
C.animo de lucro
6.- La espresion(animo ded lucro)referida a una empresa, significa que....
A.la actividad que se realiza en la empresa va encaminada
a la obtencion de beneficios
B. la actividad que se realiza es una empresa va encaminada
 a la produccion de bienes y servicios  
C.la actividad que se realiza en una empresa va encaminada
a satisfacer las necesidades humanas
7.- la funcion de la empresa que comprende las labores de organizacion, direccion,control de las actividades que se desarrolla en la empresa es....
A.funcion tecnica                        B.funcion financiera                      C.funcion administrativa
8.-la funcion de la emprea que engloba  los aspectos de recursos humano  es decir, de todo aquello que tenga que ver con los trabajadores es...
A.funcion social                          B. funcion comercial                         C.funcion financiera
9.-la empresa cuya propiedad es de una unica persona se denomina 
A.empresa individual
B.empresa sin animo de lucro
C.empresa con personalidad juridica social
10.-cual de los siguientes criterios seria validos para clasificar las empresas por su tamaño 
A.el volumnen de ventas y el  numero de trabajadores
B.el numeros de clientes y provedores
C. el tamaño de la superficie sobre las que se encuentran sus instalacion

NP	A	B	C
1
2			X
3		X
4			X
5		X
6
7
8	X
9	X
10

LECCION 

1.-Unir con linea lo correcto: fines de la empresa.
1.- empresa                                                      a) se produce y busca utilidad
2.- fininmediato                                               b) obtener utilidad
3.- fin carater publico                                      c) satisfaser nesecidades
4.- fin mediato                                                 d) cubre y satisface necesidad de forma no directa
5.- empresario                                                  e) producir
6.- fin caracter privado                                     f) cubre y satisface necesidad de forma rapida

A) 1c, 2b, 3a, 4e, 5d, 6f  (    )        B) 1d, 2b, 3e, 4c, 5a, 6f  (     )          C) 1e, 2f, 3c, 4d, 5b, 6a ( X )

2.-Completar segun corresponda sobre los elementos basicos de la empresa.
a). Se considera los elentos basicos de la empresa a todos aquellos factores tantos internos o externos que influyen directa o indirectamente para su funcionamiento.
b). El empresario es la ´persona encargada de dirigir, controlar todas las actividades de la empresa para que esta funcione permanentemente.
3.-Seleccione falso o verdadero segun corresponda sobre los elementos de la empresa.
ELEMENTOS DE LA EMPRESA:

• los elementos basicos de la empresa son el material, humano o personal, inversion, tecnico financiero. (falso)
• el elemento humano es el grupo mas importante y se clasifica en obreros calificados, obreros no calificados, etc. (verdadero)
• los supervisores se caracterizan porque vigitan el predominio e igualdad de las funciones tecnicas sobre las ejecutivas. (falso)
• el elemento ejecutivo es liderado por el empresario. (verdadero)

4.-Unir con linea lo correcto: elementos de la empresa.
1.-dinero o efectivo
2.-organigrama                                                 a.-elemento material
3.-obligaciones                                                 b.-elemento tecnico
4.-materia prima                                               c.-elemento financiero
5.-edifisis e instalaciones
6.-potente

A) 1b, 2b, 3c, 4a, 5a, 6c (    )         B) 1c, 2b, 3a, 4b, 5a, 6b (   )          C) 1c, 2b, 3c, 4a, 5a, 6b ( X )

CRUCIGRAMA

1. grupo de empresa por el numero de propietarios.
3. pertenece al grupo de empresa por explotacion de su capital y no es local.
5. esta representado por el dinero y otros bienes que conforman capital empresa.
7. organiza, planifica, controla (organiza los recursos disponibles asume responsabilidades.
9. documento, certificado que certifica propiedad de un invento para explotacion exclusiva.
10. fin que se alcanza no tan rapido o inmediato.
14. fin donde el accionista produce para obtener utilidad.
15. tipo de empresa segun su funcion social donde solo ayuda no gana
19. fin que es alcanzado de forma inmediata-rapida
25. empresa que pertenece al sector economico no produce solo compra y vende.
28. pertenece al grupo de empresa por el origen de su capital.

                                      VERTICALES

3. lo conforman las instalaciones , maquinaria, equipos y materias primas.
5. esta conformada por mas de 100 empleados.
8. los mas importantes de la empresa porque utilizan los materiales: obreros, empleados
12. funcion que produce, fabrica transforma
16. su labor es la de realizar compra, venta, publicidad
20. los representa los valores, acciones, obligaciones, dinero
22. es conocido como empresario, dirige, controla todas las actividades de la empresa
25. su labor es buscar y abministrar capitales, inversion, mejora tecnica
29. son empresas que se encuentran cercanas en el canton (pollo viejo favi)
33. persona que pueden ser calificados y no calificados

LECCION

tema: la empresa(definicon,caracteristica,importancia y funciones)
1.-Seleccione con una x si es falso o verdadero segun corresponde sobre el concepto de la empresa
concepto empresa
*es una identidad en la que interviene terreno capital y socios como factores de produccion  sean esas mercantiles industriales o prestaciones de servicio (verdedadero)
*la empresa surge cuando la persona quiere con seguir un objetivo individual (falso)
*identidad con elementos producidos (trabajo y capital) dedicada a actividades industriales, comerciales o de servicio (verdadero)
2.-Escriba la definicion de empresa.
es una actitud economica social integrada por factores humanos tecnicos y financiores que trabajan con recuersos productivos
3.-Encierre la respuesta correcta: caracteristicas de la empresa
a) posee un  nombre propio,domicio,patrinomio y sociedad limitada
b)organizacionalmente puede ser induvidual, sociedad anomina o colectiva
c)persige un fin lucrativo por ello busca obtener ganancias y beneficio
d)genera solo bienes para satisfacer las necesidades del consumidor 
e)convierte los productos en materia prima para ser distribuidos en el mercado
f)esta formada parapersonas que asume riergos y responsabilidad

A.- a, b, c (   )                  B.- b, c, f (   )                    C.- b, e, f ( X )                        D.-d, e, f (   )

4.-Completar segun corresponda la importancia de la empresa
a)benedicio al ser humano en su progreso personal ya que permite su autorealizacion dentro de la sociedad a la que pertenece
b)promueve el   promueve el crecimiento  desarrollo de un pueblo,region o pais  
c)se permite desarrollar la practica de valores como  respeto,puntualidad,honestidad y solidaridad
d)favorece directamente el desarrollo economico 
5.-Unir con linea lo correcto: funciones la empresa
1.- F. direccion                                      A.- desarrollo personal
2.- F. tecnica                                         B.- produccion
3.- F..RR.HH.                                       C.- organiza,dirige controla todo en la  empresa
4.- F. comercial                                     D.- capital inversion aumento produccion
5.- F. financiera                                     E.- compras,ventas, publicidad

A.- 1d, 2b, 3e, 4c, 5a (   )                B.-1c, 2b, 3a, 4e, 5d ( X )                  C.-1c, 2b, 3d, 4e, 5a (   )

MAPA CONSEPTUAL DE LA CLASIFICACION DE LA EMPRESAS

LECCION

1.-Escriba falso o verdadero segun coresponda.

• el objetivo del organigrama es tranferir y planear en forma grafica escrita y objetiva la difinicion de la empresa. ( falso)
• los organigrama tiene como utilidad los echo de que se constribuye en el elemento tecnico financiero que permite realizar un analisis organizacional. ( verdadero )

2.- Unir con linea lo correcto
vigencia                 1 - 2                            omogheizar, nomenclatura, lineas, figura
uniformidad           2 - 1                            conservar valides, actualizado
precicion                3 - 3                            relaciones interrelacionales exactas
sencilles                 4 - 5                            acerlo con criterio tecnico servicio
presentacion           5 - 4                           simple, claro, comprensible
3.-Escriba la definicion de organigrama.
es la representacion grafica de la estructura de la empresa o de una area o unidad abministrativa en las que se muestran las relaciones que guardan entre si.
4.-Escriba 2 razones por la que se considera importante el organigrama en la empresa.

• por que ayuda ala divicion interna de la empresa
• por que su utilizacion contribuye a analizar procesos

5.-Complete:
entre las utilidades de los organigramas encontramos que son mportante para
a) la direccion que facilita para el conocimiento de areas y canales que integran la organizacion.
b) el publico por que permite tener una version global de la estructurada.

LECCION

1.- Señale segun corresponda f o v sobre los tipos de organigramas.
a) el organigrama virtual es el mas utilizado en las empresas y representa jerarquias con la diferencia q los cargos aparecen uno sobre el otro. ( f )
b) el organigrama circular es utilizado para mostrar el sistema de las grandes empresas ( v )
c) existen varios tipos de organigrama desde los mas tradicionales y los menos usados y se puede planificar en la estructura organizacional. ( f )
d) el organigrama horizontal es similar al vertical con la diferencia de que los cargos aparecen del centro hacia afuera ( f )
2.- Unir con linea lo correcto
 sobre las fases del proceso abministrativo:

Fase dinámica u operativa.                                                            Organización

                                                   1-2,3,6                                         ¡que se haga!

                                                                                                       Dirección
                                                   2-1,4,5                                         ¿como hacer?

Fase mecánica estructural.                                                             Planeación  

                                                                                                      ¿como se hizo?

3.- Complete segun corresponda sobre la definicion del proceso abministratrivo.

es el conjunto de pasos o etapas nesesarios para llevar a caboi una actividad dentro de la empresa so de caracter abmonostrativo y se realiza mediante la clasificacion de varios fases o etapas.

4.- Responda con falso o verdadero.

a) el P. A es una forma sistematica de hacer las cosas ( verdadero )

b) en la base dinamica y operativa se encuentran el elemento organizacional ( falso )

c) el P. A  es un conjunto de conjunto o etapas ( verdadero )

d) en el P. A se aplica metodos fases principios y tecnicas ( falso )

5.- Escriba la definicion del elemento planificacion en el proseso abministrativo.

Es el elemento en donde los abministradores piensan con antisipacion en sus metas y acciones buscan algun metodo y logica.